1. Partile Contractante

1.1. Furnizorul/Operatorul platformei

Platforma FIAR360 este operata de MEDA BUSINESS INTELLIGENCE S.R.L., persoana juridica romana, avand sediul in mun. Bucuresti, sector 2, str. Dambovicioara nr. 6-8, camera 1, sc. B, et. 1, ap. 91, avand Cod Unic de Inregistrare 51327261 si inregistrata la Registrul Comertului sub numarul J2025012262006, denumita in continuare "Operatorul" sau "Prestatorul".

Si

1.2. Clientul, astfel cum este el definit la art. 2.4. din acest Contract.

2. Definitii

2.1. Contractul de prestari servicii/Contractul: inseamna contractul incheiat intre Prestator si Client prin deschiderea/crearea contului de utilizator sau prin plasarea unei Comenzi pe site-ul www.fiar360.ro.

2.2. Serviciu: inseamna serviciile puse la dispozitie de catre Prestator prin intermediul site-ului www.fiar360.ro, astfel cum sunt acestea enumerate in mod exemplificativ in cadrul art. 3.5 din acest Contract.

2.3. Comanda: inseamna comanda de achizitionare a unuia sau mai multor servicii afisate pe site-ul www.fiar360.ro, realizata de un Client.

2.4. Client/Utilizator: persoana fizica/persoana fizica autorizata, persoana juridica sau oricare alta forma de organizare/exercitare prevazuta de lege care face o Comanda pe site-ul www.fiar360.ro si/sau se inregistreaza pe platforma, creandu-si un cont de utilizator.

2.5. Vizitator: persoana ce viziteaza website-ul www.fiar360.ro.

3. Obiectul Contractului

3.1. Acest Contract de prestari servicii se aplica tuturor Comenzilor sau conturilor de utilizator create prin intermediul platformei www.fiar360.ro. Clientul ia la cunostinta de conditiile Contractului cu ocazia deschiderii contului de utilizator, cat si cu ocazia plasarii unei Comenzi. Acceptarea Contractului se realizeaza in mod expres prin bifarea casutei "Sunt de acord cu termenii si conditiile.". Acesti Termeni si conditii reglementeaza accesul si utilizarea platformei FIAR360, disponibila in format web si mobil, inclusiv toate modulele, functionalitatile, integrarile si serviciile digitale asociate.

3.2. Prestatorul isi rezerva dreptul de a actualiza oricand termenii si conditiile aferente furnizarii Serviciilor. Termenii si conditiile valabile pentru o Comanda sunt cele publicate pe site-ul www.fiar360.ro la momentul la care Clientul a emis respectiva Comanda. In ceea ce priveste abonamentele, pretul se va actualiza corespunzator raportat la momentul datei de inceput sau la momentul reinnoirii acestora, dupa caz.

3.3. Lista preturilor reprezentand contravaloarea Serviciilor oferite se poate gasi la adresa https://www.fiar360.ro/preturi sau, dupa caz, de la un reprezentant al Prestatorului, inclusiv prin e-mail sau telefonic.

3.4. Din prezentul Contract face parte integranta si Politica de confidentialitate ce se regaseste pe site-ul Prestatorului la adresa www.fiar360.ro.

3.5. Contul de utilizator poate fi creat si configurat, in numele si pe seama Clientului, de catre un contabil imputernicit de acesta. In acest caz, contabilul declara pe proprie raspundere ca detine mandat din partea Clientului pentru acceptarea prezentului Contract, a Politicii de confidentialitate si a Politicii de cookies si ca a adus la cunostinta Clientului continutul acestora. Acceptarea este inregistrata impreuna cu identitatea contabilului, data si persoana in numele careia a fost facuta, iar Clientul este informat prin e-mail la activarea contului. Clientul poate consulta oricand acordurile pe site-ul Prestatorului si poate solicita incetarea Contractului conform sectiunii 10.

4. Natura serviciilor oferite

FIAR360 este o platforma digitala de suport fiscal, contabil si administrativ, care ofera, cu titlu exemplificativ, urmatoarele servicii:

• Evidenta fiscala digitala
• Calcule estimative de obligatii fiscale
• Rapoarte si dashboarduri
• Automatizari administrative
• Functionalitati de asistenta bazate pe inteligenta artificiala

4.1. Oferta Prestatorului cu privire la Servicii si pretul acestora este valabila atata vreme cat este afisata pe www.fiar360.ro. Prestatorul isi va indeplini obligatiile contractuale imediat ce Clientul va efectua plata si vom avea confirmarea platii aferenta Serviciului selectat.

4.2. Platforma nu furnizeaza consultanta fiscala, contabila sau juridica personalizata in sensul Codului fiscal, Codului de procedura fiscala sau legislatiei profesiilor reglementate etc.

4.3. Asistenta este disponibila de luni pana vineri, in intervalul 09:00–18:00, exclusiv pentru probleme tehnice legate de functionalitatea platformei www.fiar360.ro, cu exceptia zilelor de sarbatoare legala. Nu furnizam suport financiar-contabil sau consultanta privind emiterea documentelor.

5. Valoarea Contractului

5.1. Clientul va achita Prestatorului contravaloarea abonamentului, prevazuta in momentul finalizarii Comenzii.

5.2. Orice schimbari ale tarifelor sau referitoare la disponibilitatea Serviciilor vor fi notificate Clientului prin e-mail, la adresa din contul sau de Utilizator sau prin platforma www.fiar360.ro, cu cel putin 15 zile calendaristice inainte de intrarea in vigoare a modificarilor.

5.3. Inregistrarea/crearea contului de utilizator se efectueaza in mod gratuit.

5.4. In cazul in care Clientul solicita modificarea tipului de abonament in timpul perioadei active a celui anterior, aceasta este posibila astfel: pentru upgrade, schimbarea intra in vigoare in maximum 2 zile lucratoare de la plata diferentei; pentru downgrade, intra in vigoare dupa expirarea perioadei platite existente, urmand o noua plata pentru pachetul inferior.

5.5. Prestatorul ofera posibilitatea de a testa gratuit serviciile FIAR360 pe o perioada limitata de timp de maxim 30 de zile. Dupa expirarea acestei perioade, Clientul poate sa opteze pentru un abonament. In cazul in care nu mai doreste continuarea serviciilor, accesul va fi intrerupt definitiv.

6. Durata Contractului

6.1. Prezentul Contract se incheie pe o perioada nedeterminata, incepand de la data plasarii Comenzii/data crearii contului de utilizator, iar, in lipsa unei stipulatii contrare, obligatiile partilor intra in vigoare de la data plasarii Comenzii de catre Client.

6.2. In eventualitatea in care Clientul nu anunta in scris renuntarea la abonamentul selectat cu cel putin 30 de zile calendaristice inainte de incheierea perioadei de valabilitate, abonamentul se va reinnoi automat lunar, fara alte formalitati suplimentare, Clientul avand obligatia corelativa de plata a acestuia.

6.3. Datele si activitatea contului Clientului se vor sterge automat la 1 an de la finalizarea ultimei perioade de abonament, fie el gratuit sau contra-cost.

7. Drepturile si obligatiile Clientului

7.1. Clientul este unicul responsabil pentru intreg continutul existent in contul sau pentru orice incalcare a legii sau a drepturilor unei terte persoane, inclusiv pentru incheierea, desfasurarea si incetarea contractelor sale de prestare de servicii cu orice terte persoane.

7.2. Clientul se angajeaza sa utilizeze Serviciile furnizate de Prestator in conformitate deplina cu legile aplicabile si cu respectarea reglementarilor legale aplicabile activitatii sale.

7.3. Clientul se angajeaza sa respecte intocmai reglementarile legale aplicabile privind drepturile de autor si protectia datelor cu caracter personal referitoare la informatiile introduse in sistem.

7.4. Clientul isi asuma totala responsabilitate pentru crearea, personalizarea, administrarea, gestionarea, corectitudinea si legalitatea documentelor emise, precum si a fisierelor transmise, prelucrate sau stocate prin intermediul serviciilor furnizate.

7.5. Clientul va prelucra datele cu caracter personal respectand reglementarile legale aplicabile, avand obligatia de a se conforma legislatiei relevante. Prestatorul nu poate fi tras la raspundere in nicio situatie pentru prejudicii sau incalcari ale drepturilor tertilor care nu ii sunt imputabile direct.

7.6. Clientul intelege si este de acord cu Termenii si Conditiile disponibile pe platforma.

7.7. Clientul garanteaza acuratetea datelor furnizate si raspunde integral pentru modul si scopul in care utilizeaza serviciile oferite de Prestator, precum si pentru configurarea sistemului de utilizatori cu acces la contul sau si pentru conduitele acestora.

7.8. Clientul este exclusiv responsabil pentru introducerea corecta si completa a informatiilor, precum si pentru mentinerea actualizarii si exactitatii acestora in contul de utilizator FIAR360.

7.9. Clientul isi asuma exclusiv raspunderea si se obliga sa despagubeasca Prestatorul pentru orice daune, costuri sau pierderi de profit cauzate de actiuni frauduloase din partea sa. De asemenea, Clientul accepta ca Prestatorul sa transmita datele sale catre organele de ancheta in cazul in care legislatia impune acest lucru.

7.10. In cazul in care Clientul initiaza resetarea continutului contului de utilizator, dupa 30 zile de la declansarea procesului de resetare, tot continutul contului va fi sters. Datele sterse nu vor putea fi restaurate.

7.11. Clientul are obligatia de a actualiza datele din contul sau de utilizator imediat ce intervin modificari. Prestatorul nu isi asuma raspunderea pentru eventuale prejudicii sau daune cauzate de imposibilitatea accesarii adresei de e-mail inregistrate in cont.

7.12. Fiecare Client beneficiaza de un sistem de utilizatori cu drepturi configurabile. Clientul isi asuma intreaga responsabilitate in cazul in care utilizatorii autorizati de acesta incalca prevederile mentionate in Contract sau desfasoara activitati ilegale, imorale sau nepermise.

8. Drepturile si obligatiile Prestatorului

8.1. FIAR360 este marca inregistrata apartinand MEDA BUSINESS INTELLIGENCE S.R.L., domeniul www.fiar360.ro fiind detinut si operat de asemenea de catre MEDA BUSINESS INTELLIGENCE S.R.L.. Toate drepturile asupra platformei FIAR360 apartin MEDA BUSINESS INTELLIGENCE S.R.L.. Este interzisa copierea sau reproducerea platformei fara acordul scris prealabil al MEDA BUSINESS INTELLIGENCE S.R.L..

8.2. Platforma www.fiar360.ro functioneaza ca gazda pentru continutul incarcat de Client, respectand conditiile legale aplicabile. Totodata, pentru anumite servicii, o parte limitata de date poate fi stocata si pe dispozitivele utilizate de Client.

8.3. In cazul in care Prestatorul primeste o notificare intemeiata de la autoritati competente sau de la un tert, conform legislatiei aplicabile, cu privire la continut ilegal sau activitati aparent nelegale desfasurate de Client, isi rezerva dreptul de a suspenda contul de utilizator sau de a bloca accesul la acesta pana la solutionarea definitiva a situatiei.

8.4. Prestatorul nu isi asuma raspunderea pentru pierderea parolelor de acces la contul Clientului sau pentru activitatile care pot compromite securitatea acestuia.

8.5. Prestatorul are dreptul de a colecta date anonime despre modul de utilizare a serviciilor sale si de a le face publice in mod agregat.

8.6. Desi depune eforturi constante pentru a asigura calitatea si corectitudinea continutului publicat pe site, Prestatorul nu ofera garantii exprese sau implicite privind continutul, programele informatice, produsele sau serviciile publicate sub egida sa. Prestatorul nu isi asuma responsabilitatea, in niciun caz, pentru daune sau erori cauzate direct sau indirect, inclusiv pierderi de profit directe sau indirecte (cum ar fi, dar fara limitare: daune pentru pierderea profitului, intreruperea activitatii sau alte pierderi financiare etc.), rezultate din utilizarea, intreruperea utilizarii sau neregularitatea informatiilor si serviciilor furnizate de site.

8.7. Prestatorul nu va raspunde pentru niciun prejudiciu material sau moral, dauna sau costuri survenite din intarzierea platilor aflate in sarcina Clientului sau din incalcarea de catre acesta a obligatiilor legale sau conventionale.

8.8. Prestatorul depune toate eforturile rezonabile pentru a asigura o disponibilitate a "Serviciilor" de pana la 99,9% din perioada lunara, asumandu-si o obligatie de diligenta pentru mentinerea unui acces constant si neintrerupt, in limita posibilitatilor. Aceasta perioada exclude mentenanta anuntata prealabil prin e-mail sau in platforma, insa include mentenanta neanuntata. Avand in vedere dependenta de internet si posibilele limitari tehnice, Prestatorul isi asuma o obligatie de diligenta privind disponibilitatea serviciilor de pana la procentul mentionat.

8.9. Prestatorul nu raspunde pentru:

• Erori cauzate de date incorecte sau incomplete, introduse de catre Client
• Erori cauzate de modificari legislative
• Sanctiuni aplicate de autoritati Clientilor

9. Inteligenta artificiala

9.1. Platforma FIAR360 integreaza sisteme de inteligenta artificiala (IA) exclusiv in scopuri auxiliare si neinvazive, limitate la urmatoarele functionalitati:

• analiza automata a datelor contabile si financiare introduse de Utilizator
• generarea de recomandari informative si sugestii predictive (decizia finala, validarea si implementarea apartinand exclusiv Utilizatorului)
• automatizari administrative simple, cu rol de suport, precum sugestii de categorisire a tranzactiilor sau rapoarte preliminare; sistemul ofera recomandari, insa utilizatorul pastreaza controlul deplin si responsabilitatea confirmarii acestora

9.2. Toate output-urile IA sunt marcate explicit ca fiind generate sau asistate de inteligenta artificiala, pentru a asigura transparenta interactiunii.

9.3. Platforma FIAR360 respecta integral prevederile Regulamentului (UE) 2024/1689:

• Nu utilizeaza sisteme IA interzise (art. 5): Fara practici manipulative, subliminale, exploatare vulnerabilitati sau scoring social – platforma FIAR360 fiind clasificata ca sistem IA cu risc minim sau limitat.
• Utilizatorul este informat ca interactioneaza cu functionalitati AI, conform art. 13.
• Fara decizii automate cu efect juridic (art. 14): IA nu produce decizii individuale automate cu impact juridic sau similar asupra utilizatorilor; toate sugestiile necesita confirmare umana explicita.

9.4. Clasificare risc scazut: platforma FIAR360 nu intra in categorii high-risk (anexa III AI Act), neafectand domenii sensibile precum sanatate, justitie sau finante reglementate.

10. Incetarea Contractului

10.1. Prezentul Contract inceteaza in urmatoarele cazuri:

• partile convin de comun acord incetarea Contractului
• neindeplinirea sau indeplinirea defectuoasa repetata a obligatiilor contractuale de catre una din parti pe o perioada mai mare de 30 zile, prin transmiterea unei notificari scrise catre partea in culpa, care se afla de drept in intarziere, incetarea intervenind de la data comunicarii notificarii, fara interventia instantei sau indeplinirea altor formalitati suplimentare
• decizia unilaterala a uneia dintre parti, transmisa in scris celeilalte parti; comunicarea notificarii de incetare trebuie sa aiba loc cu minimum 30 zile calendaristice inainte de data stabilita pentru incetarea Contractului, la e-mailul utilizat pentru crearea contului (in ceea ce priveste denuntarea efectuata de Prestator), sau la e-mailul [email protected] (in ceea ce priveste denuntarea efectuata de Client)
• in caz de dizolvare, lichidare, faliment, retragerea autorizatiei de functionare a unuia din contractanti, caz in care partile vor fi tinute a indeplini la zi obligatiile scadente, respectiv datoriile rezultate pana la momentul interventiei cauzei de incetare

11. Confidentialitate

11.1. Niciuna dintre partile contractante nu poate, fara acordul scris prealabil al celeilalte parti:

• sa dezvaluie informatii confidentiale unor terti, cu exceptia persoanelor implicate in executarea Contractului
• sa utilizeze informatiile confidentiale accesibile in timpul Contractului in alte scopuri decat indeplinirea obligatiilor asumate

11.2. Exceptiile de la restrictia anterioara se aplica in urmatoarele situatii:

• informatia era deja cunoscuta partii contractante inainte de primirea ei in cadrul executarii Contractului
• informatia era accesibila publicului
• partea respectiva a fost obligata legal sa dezvaluie informatiile respective

12. Forta majora

12.1. Forta majora exonereaza partile de raspundere in cazul neindeplinirii totale sau partiale a obligatiilor prevazute in Contract. Prin forta majora se intelege un eveniment imprevizibil, insurmontabil si independent de vointa partilor, survenit dupa incheierea Contractului, care impiedica executarea totala sau partiala a obligatiilor asumate.

12.2. Partea care invoca forta majora trebuie sa informeze cealalta parte in scris, in maximum 5 zile de la producerea evenimentului.

12.3. Partea care invoca forta majora are obligatia de a notifica cealalta parte despre incetarea cauzei, in scris, in maximum 15 zile de la disparitia acesteia.

13. Raportarea activitatilor ilegale

Conform Regulamentului UE 2022/2065 – Actul privind serviciile digitale/Digital Services Act (DSA), Clientul are dreptul de a raporta Prestatorului orice continut ilegal gazduit pe site-ul FIAR360 la adresa de email [email protected].

14. Legea aplicabila

Legea aplicabila prezentului contract este legea romana, iar orice litigiu provenind din incheierea, executarea sau incetarea Contractului se va solutiona de catre instantele competente din Bucuresti. Partile declara in mod expres ca inteleg si accepta aceasta derogare de la regulile generale de competenta teritoriala a instantelor de judecata.

15. Dispozitii finale

15.1. Partile declara ca au negociat toate clauzele Contractului, acceptandu-le in mod expres.

15.2. Prestatorul isi rezerva dreptul de a modifica periodic Termenii si conditiile disponibile pe platforma. In astfel de situatii, va informa Clientul in prealabil, prin publicarea noii versiuni pe site cu minimum 5 zile calendaristice inainte de intrarea in vigoare, motiv pentru care Clientul este rugat sa verifice periodic acest document.

15.3. Orice notificare catre Prestator trebuie trimisa electronic la adresa de e-mail [email protected].

ANEXA NR. 1

Acord de Prelucrare a Datelor cu Caracter Personal

(Data Processing Agreement)

INCHEIAT INTRE
OPERATOR (UTILIZATOR)
Si
IMPUTERNICIT (FIAR360)

Aceasta anexa stabileste conditiile specifice pentru prelucrarea datelor cu caracter personal furnizate de Operator (Utilizator), in calitate de controller, catre furnizorul aplicatiei FIAR360, in calitate de persoana imputernicita (procesator), respectand Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) si legislatia nationala aplicabila in domeniul protectiei datelor. Anexa nu acopera prelucrarile efectuate de FIAR360 ca operator independent – vezi Politica de Confidentialitate separata.

1. Definitii

Termenii din aceasta anexa se interpreteaza conform GDPR, in special art. 4, completat cu cele definite in contractul principal de servicii.

2. Obiectul prelucrarii

Obiectul il reprezinta prelucrarea datelor personale furnizate de Operator, in scopul furnizarii serviciilor din contractul principal FIAR360.

3. Scopul prelucrarii datelor

• furnizarea serviciilor FIAR360 astfel cum au fost exemplificate in Contract
• respectarea obligatiilor legale de catre FIAR360
• asigurarea securitatii platformei
• imbunatatirea functionalitatilor platformei

4. Datele colectate

4.1. Pentru serviciul FIAR360, datele personale sunt cele care apar pe documente, cum ar fi: nume, prenume emitent document si date de identificare ale acestuia, e-mail, telefon, iar in cazul in care se emite documentul catre un client persoana fizica: nume, prenume, adresa completa si, in functie de dorinta Operatorului, cont bancar, CNP. De asemenea, Operatorul poate adauga si alte date personale suplimentare in mod direct in facturile emise.

4.2. Pentru configurarea transmiterii de e-mailuri: e-mail utilizator si parola prin care se transmit e-mail-urile, precum si adresele de e-mail catre care se trimit facturile. Pentru notificari e-mail: adrese e-mail destinatari, date de autentificare temporare pentru expediere.

4.3. Pentru salarizare/contabilitate angajati: date directe (nume, CNP, act identitate), adresa, contract munca (durata, functie, salariu), taxe/contributii, persoane aflate in intretinere (nume, CNP), contacte (telefon, e-mail), IBAN, date medicale (concedii, diagnostic, medic emitator), venituri salariale; date aditionale introduse de Operator.

4.4. Date tehnice privind utilizarea platformei.

5. Persoane vizate

Persoanele vizate sunt:

• Angajati ai Operatorului
• Clienti ai Operatorului

6. Instructiuni specifice ale Operatorului pentru Imputernicit

6.1. Sa preia si sa proceseze datele cu caracter personal furnizate direct de Operator, in scopurile mentionate in contract.

6.2. Sa transmita notificari prin e-mail in numele Operatorului, in cadrul serviciului de distribuire documente electronice (daca este activat de Operator).

6.3. Sa inregistreze si sa proceseze informatii privind vizualizarea sau deschiderea documentelor gazduite pe platforma FIAR360 de catre clientii Operatorului.

6.4. Sa colecteze si sa prelucreze date personale transmise direct de Operator sau obtinute cu acordul clientilor din surse externe (ex. Revisal, API-uri), conform scopului.

6.5. Sa transfere date selectate (inclusiv personale) catre alte entitati desemnate de Operator, utilizand acreditarile furnizate fie direct in aplicatie, fie prin cerere scrisa explicita. Aceste entitati nu se califica drept subprocesatori in sensul contractului.

7. Durata prelucrarii datelor cu caracter personal

Durata prelucrarii datelor cu caracter personal este identica cu durata functionarii contractului principal de furnizare servicii, cu exceptia fotografiilor actelor de identitate colectate pentru modulele de cazare, care sunt pastrate pentru o perioada de maxim 30 de zile.

8. Sub-Imputerniciti

In cazul in care prelucrarea datelor Operatorului sau anumite parti ale prelucrarii se efectueaza de catre Imputernicit prin intermediul altor persoane, numite sub-imputerniciti, acesta trebuie sa respecte urmatoarele principii:

8.1. In temeiul acestui articol, Operatorul intelege sa autorizeze Imputernicitul sa prelucreze datele sale prin urmatorii sub-imputerniciti pentru urmatoarele activitati:

• PULLIFY Inc. - locatie Romania

8.2. Pentru sub-imputerniciti viitori, Imputernicitul beneficiaza de autorizare generala sa subcontracteze cu orice furnizor din UE, sau tari cu protectie adecvata (prin decizie CE sau Clauze Contractuale Standard - SCC), necesar pentru parti ale prelucrarii datelor, asigurand un nivel de securitate cel putin egal cu cel al prezentului contract. Aceasta autorizare implica obligatia de informare a Operatorului prin mesaj in contul de pe site-ul Imputernicitului sau prin e-mail, Operatorul avand dreptul sa formuleze obiectii in termen de 2 zile lucratoare.

8.3. De asemenea, FIAR360 poate transmite datele prelucrate de Operator catre alti imputerniciti ai acestuia doar daca exista un contract separat intre Operator si acesti imputerniciti, la cererea expresa a Operatorului adresata FIAR360 pentru trimiterea datelor.

9. Drepturile Operatorului

9.1. Operatorul are dreptul sa solicite informatii de la Imputernicit sau sa verifice prin auditor autorizat daca acesta implementeaza masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru respectarea cerintelor GDPR. Verificarea se realizeaza pe baza unei notificari scrise prealabile, transmisa cu cel putin 14 zile lucratoare inainte de efectuare.

9.2. Operatorul are dreptul sa primeasca asistenta din partea Imputernicitului, in special pentru indeplinirea obligatiei de a raspunde cererilor persoanelor vizate privind exercitarea drepturilor prevazute de GDPR.

9.3. Dreptul de a face obiectiuni cu privire la alti sub-imputerniciti.

10. Obligatiile Operatorului

10.1. Operatorul trebuie sa isi respecte obligatiile prevazute de GDPR in calitate de Operator cu privire la datele cu caracter personal colectate sau prelucrate de Imputernicit in numele sau.

10.2. Operatorul are obligatia de a informa persoanele vizate conform GDPR, inclusiv cu privire la prelucrarea datelor efectuate de Imputernicit in baza prezentului contract.

10.3. Obligatia sa raspunda exclusiv de stabilirea temeiului legal pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ce face obiectul prezentului contract.

10.4. Operatorul are obligatia de a implementa masuri tehnice si organizatorice adecvate conform GDPR, inclusiv securizarea transmiterii datelor de la persoanele vizate catre Imputernicit.

10.5. Operatorul intelege ca, dupa stergerea datelor la incheierea serviciilor de catre Imputernicit conform GDPR, datele nu mai pot fi recuperate, iar responsabilitatea completa pentru realizarea unei copii de rezerva revine exclusiv Operatorului.

10.6. In toate situatiile in care Operatorul este cel care trebuie sa execute o obligatie, cum este, spre exemplu, informarea persoanei vizate cu privire la incalcarea securitatii datelor cu caracter personal, Imputernicitul nu poate fi tinut de inactiunile Operatorului din sfera acelei obligatii.

11. Drepturile Imputernicitului

11.1. Imputernicitul are dreptul sa dezvaluie anumite date cu caracter personal in baza unei obligatii legale sau a altor conditii prevazute de legislatie, la solicitarea unei autoritati, institutii publice sau instante judecatoresti.

11.2. Imputernicitul are dreptul de a angaja sub-imputerniciti.

11.3. Imputernicitul are dreptul la rambursarea costurilor generate de furnizarea asistentei Operatorului in cazurile prevazute de GDPR (conform art. 9), daca acestea depasesc valoarea lunara a serviciilor prestate.

11.4. Imputernicitul are dreptul de a utiliza informatii statistice anonimizate rezultate din activitatile prestate in cadrul acestui contract sau din intreaga sa activitate.

12. Obligatiile Imputernicitului

12.1. Imputernicitul are obligatia sa informeze Operatorul in maximum 10 zile in cazul in care considera ca o instructiune incalca GDPR sau alte dispozitii legale privind prelucrarea datelor cu caracter personal.

12.2. Imputernicitul are obligatia sa asigure securitatea datelor cu caracter personal prelucrate in numele Operatorului, conform art. 32 din GDPR.

12.3. Imputernicitul are obligatia de a informa Operatorul fara intarzieri nejustificate despre orice incalcare a securitatii datelor personale ale Operatorului, survenita in timpul prelucrarii efectuate de acesta.

12.4. Imputernicitul are obligatia de a furniza Operatorului toate informatiile necesare pentru notificarea, daca este cazul, catre autoritatea competenta privind incalcarea securitatii datelor, fara a se substitui Operatorului in indeplinirea obligatiei sale de notificare.

12.5. Obligatia de a acorda asistenta Operatorului pentru a asigura respectarea obligatiilor prevazute la articolele 32-36 din GDPR.

12.6. Imputernicitul trebuie sa asiste Operatorul in gestionarea cererilor persoanelor vizate sau sa le transmita Operatorului in maximum 5 zile calendaristice de la primire, pentru datele colectate si prelucrate de acesta. Aceasta obligatie nu se aplica cand Operatorul poate solutiona direct cererile prin instrumentele tehnice furnizate.

12.7. Imputernicitul are obligatia sa nu transmita date cu caracter personal si/sau informatii confidentiale, care pot constitui date cu caracter personal, de care a luat cunostinta in timpul executarii contractului.

12.8. Imputernicitul are obligatia sa asigure instruirea personalului autorizat sa prelucreze date cu caracter personal, in ceea ce priveste confidentialitatea acestora.

12.9. Obligatia de a impune cerinte de confidentialitate angajatilor si sub-imputernicitilor.

13. Masuri de securitate a prelucrarii

13.1. Imputernicitul are obligatia de a implementa masuri tehnice si organizatorice adecvate, proportionale cu riscurile identificate, in conformitate cu standardele industriei.

13.2. La stabilirea gradului de securitate necesar, Imputernicitul va evalua factorii actuali, precum stadiul tehnologic, costurile implementarii, natura, amploarea, contextul si scopurile prelucrarii, riscurile variate ca probabilitate si severitate asupra drepturilor si libertatilor persoanelor fizice.

13.3. In acest cadru, Imputernicitul aplica intern urmatoarele masuri tehnice si organizatorice de securitate a datelor personale:

• audituri periodice de securitate efectuate de specialisti in securitate cibernetica
• acces restrans la baza de date, limitat la un numar extrem de redus de angajati ai Imputernicitului
• monitorizare continua a acceselor la baza de date
• criptarea conexiunii utilizatorului prin protocol SSL/TLS
• stocarea parolelor clientilor in format criptat (hash)
• realizarea regulata a copiilor de rezerva (backup-uri)

13.4. Optional, Imputernicitul poate comunica Operatorilor rezumatele concluziilor din auditurile periodice de securitate (dupa eliminarea datelor comerciale sau confidentiale), demonstrand astfel angajamentul continuu in domeniul securitatii.

14. Raspunderea Imputernicitului

Operatorul accepta sa exempteze Imputernicitul de orice raspundere pentru eventualele daune rezultate din:

• neindeplinirea obligatiilor contractuale cauzata de circumstante independente de vointa sau controlul Imputernicitului
• executarea instructiunilor furnizate de Operator sau refuzul justificat al acestora, notificat in prealabil ca fiind neconform cu legislatia aplicabila
• absenta sau invaliditatea consimtamantului persoanelor vizate ori utilizarea unui temei juridic incorect de catre Operator
• incalcari ale contractului determinate de actiuni sau omisiuni ale Operatorului

15. Delimitarea raspunderii

Operatorul si Imputernicitul isi delimiteaza responsabilitatile referitoare la protectia datelor cu caracter personal (inclusiv confidentialitatea si securitatea prelucrarii), in functie de accesul si controlul efectiv exercitat asupra acestor date, atat contractual, cat si din perspectiva tehnica.

Contact

MEDA BUSINESS INTELLIGENCE SRL

Adresa: Str. Dambovicioara nr. 6-8, Camera 1, Sc. B, Et. 1, Ap. 91, Sector 2, Bucuresti

CUI: 51327261, Nr. Registrul Comertului: J2025012262006

Program: Luni-Vineri 09:00-18:00

E-mail: [email protected]

Website: www.fiar360.ro

1. Partile Contractante

1.1. Furnizorul/Operatorul platformei

Platforma FIAR360 este operata de MEDA BUSINESS INTELLIGENCE S.R.L., persoana juridica romana, avand sediul in mun. Bucuresti, sector 2, str. Dambovicioara nr. 6-8, camera 1, sc. B, et. 1, ap. 91, avand Cod Unic de Inregistrare 51327261 si inregistrata la Registrul Comertului sub numarul J2025012262006, denumita in continuare "Operatorul" sau "Prestatorul".

Si

1.2. Clientul, astfel cum este el definit la art. 2.4. din acest Contract.

2. Definitii

2.1. Contractul de prestari servicii/Contractul: inseamna contractul incheiat intre Prestator si Client prin deschiderea/crearea contului de utilizator sau prin plasarea unei Comenzi pe site-ul www.fiar360.ro.

2.2. Serviciu: inseamna serviciile puse la dispozitie de catre Prestator prin intermediul site-ului www.fiar360.ro, astfel cum sunt acestea enumerate in mod exemplificativ in cadrul art. 3.5 din acest Contract.

2.3. Comanda: inseamna comanda de achizitionare a unuia sau mai multor servicii afisate pe site-ul www.fiar360.ro, realizata de un Client.

2.4. Client/Utilizator: persoana fizica/persoana fizica autorizata, persoana juridica sau oricare alta forma de organizare/exercitare prevazuta de lege care face o Comanda pe site-ul www.fiar360.ro si/sau se inregistreaza pe platforma, creandu-si un cont de utilizator.

2.5. Vizitator: persoana ce viziteaza website-ul www.fiar360.ro.

3. Obiectul Contractului

3.1. Acest Contract de prestari servicii se aplica tuturor Comenzilor sau conturilor de utilizator create prin intermediul platformei www.fiar360.ro. Clientul ia la cunostinta de conditiile Contractului cu ocazia deschiderii contului de utilizator, cat si cu ocazia plasarii unei Comenzi. Acceptarea Contractului se realizeaza in mod expres prin bifarea casutei "Sunt de acord cu termenii si conditiile.". Acesti Termeni si conditii reglementeaza accesul si utilizarea platformei FIAR360, disponibila in format web si mobil, inclusiv toate modulele, functionalitatile, integrarile si serviciile digitale asociate.

3.2. Prestatorul isi rezerva dreptul de a actualiza oricand termenii si conditiile aferente furnizarii Serviciilor. Termenii si conditiile valabile pentru o Comanda sunt cele publicate pe site-ul www.fiar360.ro la momentul la care Clientul a emis respectiva Comanda. In ceea ce priveste abonamentele, pretul se va actualiza corespunzator raportat la momentul datei de inceput sau la momentul reinnoirii acestora, dupa caz.

3.3. Lista preturilor reprezentand contravaloarea Serviciilor oferite se poate gasi la adresa https://www.fiar360.ro/preturi sau, dupa caz, de la un reprezentant al Prestatorului, inclusiv prin e-mail sau telefonic.

3.4. Din prezentul Contract face parte integranta si Politica de confidentialitate ce se regaseste pe site-ul Prestatorului la adresa www.fiar360.ro.

3.5. Contul de utilizator poate fi creat si configurat, in numele si pe seama Clientului, de catre un contabil imputernicit de acesta. In acest caz, contabilul declara pe proprie raspundere ca detine mandat din partea Clientului pentru acceptarea prezentului Contract, a Politicii de confidentialitate si a Politicii de cookies si ca a adus la cunostinta Clientului continutul acestora. Acceptarea este inregistrata impreuna cu identitatea contabilului, data si persoana in numele careia a fost facuta, iar Clientul este informat prin e-mail la activarea contului. Clientul poate consulta oricand acordurile pe site-ul Prestatorului si poate solicita incetarea Contractului conform sectiunii 10.

4. Natura serviciilor oferite

FIAR360 este o platforma digitala de suport fiscal, contabil si administrativ, care ofera, cu titlu exemplificativ, urmatoarele servicii:

• Evidenta fiscala digitala
• Calcule estimative de obligatii fiscale
• Rapoarte si dashboarduri
• Automatizari administrative
• Functionalitati de asistenta bazate pe inteligenta artificiala

4.1. Oferta Prestatorului cu privire la Servicii si pretul acestora este valabila atata vreme cat este afisata pe www.fiar360.ro. Prestatorul isi va indeplini obligatiile contractuale imediat ce Clientul va efectua plata si vom avea confirmarea platii aferenta Serviciului selectat.

4.2. Platforma nu furnizeaza consultanta fiscala, contabila sau juridica personalizata in sensul Codului fiscal, Codului de procedura fiscala sau legislatiei profesiilor reglementate etc.

4.3. Asistenta este disponibila de luni pana vineri, in intervalul 09:00–18:00, exclusiv pentru probleme tehnice legate de functionalitatea platformei www.fiar360.ro, cu exceptia zilelor de sarbatoare legala. Nu furnizam suport financiar-contabil sau consultanta privind emiterea documentelor.

5. Valoarea Contractului

5.1. Clientul va achita Prestatorului contravaloarea abonamentului, prevazuta in momentul finalizarii Comenzii.

5.2. Orice schimbari ale tarifelor sau referitoare la disponibilitatea Serviciilor vor fi notificate Clientului prin e-mail, la adresa din contul sau de Utilizator sau prin platforma www.fiar360.ro, cu cel putin 15 zile calendaristice inainte de intrarea in vigoare a modificarilor.

5.3. Inregistrarea/crearea contului de utilizator se efectueaza in mod gratuit.

5.4. In cazul in care Clientul solicita modificarea tipului de abonament in timpul perioadei active a celui anterior, aceasta este posibila astfel: pentru upgrade, schimbarea intra in vigoare in maximum 2 zile lucratoare de la plata diferentei; pentru downgrade, intra in vigoare dupa expirarea perioadei platite existente, urmand o noua plata pentru pachetul inferior.

5.5. Prestatorul ofera posibilitatea de a testa gratuit serviciile FIAR360 pe o perioada limitata de timp de maxim 30 de zile. Dupa expirarea acestei perioade, Clientul poate sa opteze pentru un abonament. In cazul in care nu mai doreste continuarea serviciilor, accesul va fi intrerupt definitiv.

6. Durata Contractului

6.1. Prezentul Contract se incheie pe o perioada nedeterminata, incepand de la data plasarii Comenzii/data crearii contului de utilizator, iar, in lipsa unei stipulatii contrare, obligatiile partilor intra in vigoare de la data plasarii Comenzii de catre Client.

6.2. In eventualitatea in care Clientul nu anunta in scris renuntarea la abonamentul selectat cu cel putin 30 de zile calendaristice inainte de incheierea perioadei de valabilitate, abonamentul se va reinnoi automat lunar, fara alte formalitati suplimentare, Clientul avand obligatia corelativa de plata a acestuia.

6.3. Datele si activitatea contului Clientului se vor sterge automat la 1 an de la finalizarea ultimei perioade de abonament, fie el gratuit sau contra-cost.

7. Drepturile si obligatiile Clientului

7.1. Clientul este unicul responsabil pentru intreg continutul existent in contul sau pentru orice incalcare a legii sau a drepturilor unei terte persoane, inclusiv pentru incheierea, desfasurarea si incetarea contractelor sale de prestare de servicii cu orice terte persoane.

7.2. Clientul se angajeaza sa utilizeze Serviciile furnizate de Prestator in conformitate deplina cu legile aplicabile si cu respectarea reglementarilor legale aplicabile activitatii sale.

7.3. Clientul se angajeaza sa respecte intocmai reglementarile legale aplicabile privind drepturile de autor si protectia datelor cu caracter personal referitoare la informatiile introduse in sistem.

7.4. Clientul isi asuma totala responsabilitate pentru crearea, personalizarea, administrarea, gestionarea, corectitudinea si legalitatea documentelor emise, precum si a fisierelor transmise, prelucrate sau stocate prin intermediul serviciilor furnizate.

7.5. Clientul va prelucra datele cu caracter personal respectand reglementarile legale aplicabile, avand obligatia de a se conforma legislatiei relevante. Prestatorul nu poate fi tras la raspundere in nicio situatie pentru prejudicii sau incalcari ale drepturilor tertilor care nu ii sunt imputabile direct.

7.6. Clientul intelege si este de acord cu Termenii si Conditiile disponibile pe platforma.

7.7. Clientul garanteaza acuratetea datelor furnizate si raspunde integral pentru modul si scopul in care utilizeaza serviciile oferite de Prestator, precum si pentru configurarea sistemului de utilizatori cu acces la contul sau si pentru conduitele acestora.

7.8. Clientul este exclusiv responsabil pentru introducerea corecta si completa a informatiilor, precum si pentru mentinerea actualizarii si exactitatii acestora in contul de utilizator FIAR360.

7.9. Clientul isi asuma exclusiv raspunderea si se obliga sa despagubeasca Prestatorul pentru orice daune, costuri sau pierderi de profit cauzate de actiuni frauduloase din partea sa. De asemenea, Clientul accepta ca Prestatorul sa transmita datele sale catre organele de ancheta in cazul in care legislatia impune acest lucru.

7.10. In cazul in care Clientul initiaza resetarea continutului contului de utilizator, dupa 30 zile de la declansarea procesului de resetare, tot continutul contului va fi sters. Datele sterse nu vor putea fi restaurate.

7.11. Clientul are obligatia de a actualiza datele din contul sau de utilizator imediat ce intervin modificari. Prestatorul nu isi asuma raspunderea pentru eventuale prejudicii sau daune cauzate de imposibilitatea accesarii adresei de e-mail inregistrate in cont.

7.12. Fiecare Client beneficiaza de un sistem de utilizatori cu drepturi configurabile. Clientul isi asuma intreaga responsabilitate in cazul in care utilizatorii autorizati de acesta incalca prevederile mentionate in Contract sau desfasoara activitati ilegale, imorale sau nepermise.

8. Drepturile si obligatiile Prestatorului

8.1. FIAR360 este marca inregistrata apartinand MEDA BUSINESS INTELLIGENCE S.R.L., domeniul www.fiar360.ro fiind detinut si operat de asemenea de catre MEDA BUSINESS INTELLIGENCE S.R.L.. Toate drepturile asupra platformei FIAR360 apartin MEDA BUSINESS INTELLIGENCE S.R.L.. Este interzisa copierea sau reproducerea platformei fara acordul scris prealabil al MEDA BUSINESS INTELLIGENCE S.R.L..

8.2. Platforma www.fiar360.ro functioneaza ca gazda pentru continutul incarcat de Client, respectand conditiile legale aplicabile. Totodata, pentru anumite servicii, o parte limitata de date poate fi stocata si pe dispozitivele utilizate de Client.

8.3. In cazul in care Prestatorul primeste o notificare intemeiata de la autoritati competente sau de la un tert, conform legislatiei aplicabile, cu privire la continut ilegal sau activitati aparent nelegale desfasurate de Client, isi rezerva dreptul de a suspenda contul de utilizator sau de a bloca accesul la acesta pana la solutionarea definitiva a situatiei.

8.4. Prestatorul nu isi asuma raspunderea pentru pierderea parolelor de acces la contul Clientului sau pentru activitatile care pot compromite securitatea acestuia.

8.5. Prestatorul are dreptul de a colecta date anonime despre modul de utilizare a serviciilor sale si de a le face publice in mod agregat.

8.6. Desi depune eforturi constante pentru a asigura calitatea si corectitudinea continutului publicat pe site, Prestatorul nu ofera garantii exprese sau implicite privind continutul, programele informatice, produsele sau serviciile publicate sub egida sa. Prestatorul nu isi asuma responsabilitatea, in niciun caz, pentru daune sau erori cauzate direct sau indirect, inclusiv pierderi de profit directe sau indirecte (cum ar fi, dar fara limitare: daune pentru pierderea profitului, intreruperea activitatii sau alte pierderi financiare etc.), rezultate din utilizarea, intreruperea utilizarii sau neregularitatea informatiilor si serviciilor furnizate de site.

8.7. Prestatorul nu va raspunde pentru niciun prejudiciu material sau moral, dauna sau costuri survenite din intarzierea platilor aflate in sarcina Clientului sau din incalcarea de catre acesta a obligatiilor legale sau conventionale.

8.8. Prestatorul depune toate eforturile rezonabile pentru a asigura o disponibilitate a "Serviciilor" de pana la 99,9% din perioada lunara, asumandu-si o obligatie de diligenta pentru mentinerea unui acces constant si neintrerupt, in limita posibilitatilor. Aceasta perioada exclude mentenanta anuntata prealabil prin e-mail sau in platforma, insa include mentenanta neanuntata. Avand in vedere dependenta de internet si posibilele limitari tehnice, Prestatorul isi asuma o obligatie de diligenta privind disponibilitatea serviciilor de pana la procentul mentionat.

8.9. Prestatorul nu raspunde pentru:

• Erori cauzate de date incorecte sau incomplete, introduse de catre Client
• Erori cauzate de modificari legislative
• Sanctiuni aplicate de autoritati Clientilor

9. Inteligenta artificiala

9.1. Platforma FIAR360 integreaza sisteme de inteligenta artificiala (IA) exclusiv in scopuri auxiliare si neinvazive, limitate la urmatoarele functionalitati:

• analiza automata a datelor contabile si financiare introduse de Utilizator
• generarea de recomandari informative si sugestii predictive (decizia finala, validarea si implementarea apartinand exclusiv Utilizatorului)
• automatizari administrative simple, cu rol de suport, precum sugestii de categorisire a tranzactiilor sau rapoarte preliminare; sistemul ofera recomandari, insa utilizatorul pastreaza controlul deplin si responsabilitatea confirmarii acestora

9.2. Toate output-urile IA sunt marcate explicit ca fiind generate sau asistate de inteligenta artificiala, pentru a asigura transparenta interactiunii.

9.3. Platforma FIAR360 respecta integral prevederile Regulamentului (UE) 2024/1689:

• Nu utilizeaza sisteme IA interzise (art. 5): Fara practici manipulative, subliminale, exploatare vulnerabilitati sau scoring social – platforma FIAR360 fiind clasificata ca sistem IA cu risc minim sau limitat.
• Utilizatorul este informat ca interactioneaza cu functionalitati AI, conform art. 13.
• Fara decizii automate cu efect juridic (art. 14): IA nu produce decizii individuale automate cu impact juridic sau similar asupra utilizatorilor; toate sugestiile necesita confirmare umana explicita.

9.4. Clasificare risc scazut: platforma FIAR360 nu intra in categorii high-risk (anexa III AI Act), neafectand domenii sensibile precum sanatate, justitie sau finante reglementate.

10. Incetarea Contractului

10.1. Prezentul Contract inceteaza in urmatoarele cazuri:

• partile convin de comun acord incetarea Contractului
• neindeplinirea sau indeplinirea defectuoasa repetata a obligatiilor contractuale de catre una din parti pe o perioada mai mare de 30 zile, prin transmiterea unei notificari scrise catre partea in culpa, care se afla de drept in intarziere, incetarea intervenind de la data comunicarii notificarii, fara interventia instantei sau indeplinirea altor formalitati suplimentare
• decizia unilaterala a uneia dintre parti, transmisa in scris celeilalte parti; comunicarea notificarii de incetare trebuie sa aiba loc cu minimum 30 zile calendaristice inainte de data stabilita pentru incetarea Contractului, la e-mailul utilizat pentru crearea contului (in ceea ce priveste denuntarea efectuata de Prestator), sau la e-mailul [email protected] (in ceea ce priveste denuntarea efectuata de Client)
• in caz de dizolvare, lichidare, faliment, retragerea autorizatiei de functionare a unuia din contractanti, caz in care partile vor fi tinute a indeplini la zi obligatiile scadente, respectiv datoriile rezultate pana la momentul interventiei cauzei de incetare

11. Confidentialitate

11.1. Niciuna dintre partile contractante nu poate, fara acordul scris prealabil al celeilalte parti:

• sa dezvaluie informatii confidentiale unor terti, cu exceptia persoanelor implicate in executarea Contractului
• sa utilizeze informatiile confidentiale accesibile in timpul Contractului in alte scopuri decat indeplinirea obligatiilor asumate

11.2. Exceptiile de la restrictia anterioara se aplica in urmatoarele situatii:

• informatia era deja cunoscuta partii contractante inainte de primirea ei in cadrul executarii Contractului
• informatia era accesibila publicului
• partea respectiva a fost obligata legal sa dezvaluie informatiile respective

12. Forta majora

12.1. Forta majora exonereaza partile de raspundere in cazul neindeplinirii totale sau partiale a obligatiilor prevazute in Contract. Prin forta majora se intelege un eveniment imprevizibil, insurmontabil si independent de vointa partilor, survenit dupa incheierea Contractului, care impiedica executarea totala sau partiala a obligatiilor asumate.

12.2. Partea care invoca forta majora trebuie sa informeze cealalta parte in scris, in maximum 5 zile de la producerea evenimentului.

12.3. Partea care invoca forta majora are obligatia de a notifica cealalta parte despre incetarea cauzei, in scris, in maximum 15 zile de la disparitia acesteia.

13. Raportarea activitatilor ilegale

Conform Regulamentului UE 2022/2065 – Actul privind serviciile digitale/Digital Services Act (DSA), Clientul are dreptul de a raporta Prestatorului orice continut ilegal gazduit pe site-ul FIAR360 la adresa de email [email protected].

14. Legea aplicabila

Legea aplicabila prezentului contract este legea romana, iar orice litigiu provenind din incheierea, executarea sau incetarea Contractului se va solutiona de catre instantele competente din Bucuresti. Partile declara in mod expres ca inteleg si accepta aceasta derogare de la regulile generale de competenta teritoriala a instantelor de judecata.

15. Dispozitii finale

15.1. Partile declara ca au negociat toate clauzele Contractului, acceptandu-le in mod expres.

15.2. Prestatorul isi rezerva dreptul de a modifica periodic Termenii si conditiile disponibile pe platforma. In astfel de situatii, va informa Clientul in prealabil, prin publicarea noii versiuni pe site cu minimum 5 zile calendaristice inainte de intrarea in vigoare, motiv pentru care Clientul este rugat sa verifice periodic acest document.

15.3. Orice notificare catre Prestator trebuie trimisa electronic la adresa de e-mail [email protected].

ANEXA NR. 1

Acord de Prelucrare a Datelor cu Caracter Personal

(Data Processing Agreement)

INCHEIAT INTRE
OPERATOR (UTILIZATOR)
Si
IMPUTERNICIT (FIAR360)

Aceasta anexa stabileste conditiile specifice pentru prelucrarea datelor cu caracter personal furnizate de Operator (Utilizator), in calitate de controller, catre furnizorul aplicatiei FIAR360, in calitate de persoana imputernicita (procesator), respectand Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) si legislatia nationala aplicabila in domeniul protectiei datelor. Anexa nu acopera prelucrarile efectuate de FIAR360 ca operator independent – vezi Politica de Confidentialitate separata.

1. Definitii

Termenii din aceasta anexa se interpreteaza conform GDPR, in special art. 4, completat cu cele definite in contractul principal de servicii.

2. Obiectul prelucrarii

Obiectul il reprezinta prelucrarea datelor personale furnizate de Operator, in scopul furnizarii serviciilor din contractul principal FIAR360.

3. Scopul prelucrarii datelor

• furnizarea serviciilor FIAR360 astfel cum au fost exemplificate in Contract
• respectarea obligatiilor legale de catre FIAR360
• asigurarea securitatii platformei
• imbunatatirea functionalitatilor platformei

4. Datele colectate

4.1. Pentru serviciul FIAR360, datele personale sunt cele care apar pe documente, cum ar fi: nume, prenume emitent document si date de identificare ale acestuia, e-mail, telefon, iar in cazul in care se emite documentul catre un client persoana fizica: nume, prenume, adresa completa si, in functie de dorinta Operatorului, cont bancar, CNP. De asemenea, Operatorul poate adauga si alte date personale suplimentare in mod direct in facturile emise.

4.2. Pentru configurarea transmiterii de e-mailuri: e-mail utilizator si parola prin care se transmit e-mail-urile, precum si adresele de e-mail catre care se trimit facturile. Pentru notificari e-mail: adrese e-mail destinatari, date de autentificare temporare pentru expediere.

4.3. Pentru salarizare/contabilitate angajati: date directe (nume, CNP, act identitate), adresa, contract munca (durata, functie, salariu), taxe/contributii, persoane aflate in intretinere (nume, CNP), contacte (telefon, e-mail), IBAN, date medicale (concedii, diagnostic, medic emitator), venituri salariale; date aditionale introduse de Operator.

4.4. Date tehnice privind utilizarea platformei.

5. Persoane vizate

Persoanele vizate sunt:

• Angajati ai Operatorului
• Clienti ai Operatorului

6. Instructiuni specifice ale Operatorului pentru Imputernicit

6.1. Sa preia si sa proceseze datele cu caracter personal furnizate direct de Operator, in scopurile mentionate in contract.

6.2. Sa transmita notificari prin e-mail in numele Operatorului, in cadrul serviciului de distribuire documente electronice (daca este activat de Operator).

6.3. Sa inregistreze si sa proceseze informatii privind vizualizarea sau deschiderea documentelor gazduite pe platforma FIAR360 de catre clientii Operatorului.

6.4. Sa colecteze si sa prelucreze date personale transmise direct de Operator sau obtinute cu acordul clientilor din surse externe (ex. Revisal, API-uri), conform scopului.

6.5. Sa transfere date selectate (inclusiv personale) catre alte entitati desemnate de Operator, utilizand acreditarile furnizate fie direct in aplicatie, fie prin cerere scrisa explicita. Aceste entitati nu se califica drept subprocesatori in sensul contractului.

7. Durata prelucrarii datelor cu caracter personal

Durata prelucrarii datelor cu caracter personal este identica cu durata functionarii contractului principal de furnizare servicii, cu exceptia fotografiilor actelor de identitate colectate pentru modulele de cazare, care sunt pastrate pentru o perioada de maxim 30 de zile.

8. Sub-Imputerniciti

In cazul in care prelucrarea datelor Operatorului sau anumite parti ale prelucrarii se efectueaza de catre Imputernicit prin intermediul altor persoane, numite sub-imputerniciti, acesta trebuie sa respecte urmatoarele principii:

8.1. In temeiul acestui articol, Operatorul intelege sa autorizeze Imputernicitul sa prelucreze datele sale prin urmatorii sub-imputerniciti pentru urmatoarele activitati:

• PULLIFY Inc. - locatie Romania

8.2. Pentru sub-imputerniciti viitori, Imputernicitul beneficiaza de autorizare generala sa subcontracteze cu orice furnizor din UE, sau tari cu protectie adecvata (prin decizie CE sau Clauze Contractuale Standard - SCC), necesar pentru parti ale prelucrarii datelor, asigurand un nivel de securitate cel putin egal cu cel al prezentului contract. Aceasta autorizare implica obligatia de informare a Operatorului prin mesaj in contul de pe site-ul Imputernicitului sau prin e-mail, Operatorul avand dreptul sa formuleze obiectii in termen de 2 zile lucratoare.

8.3. De asemenea, FIAR360 poate transmite datele prelucrate de Operator catre alti imputerniciti ai acestuia doar daca exista un contract separat intre Operator si acesti imputerniciti, la cererea expresa a Operatorului adresata FIAR360 pentru trimiterea datelor.

9. Drepturile Operatorului

9.1. Operatorul are dreptul sa solicite informatii de la Imputernicit sau sa verifice prin auditor autorizat daca acesta implementeaza masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru respectarea cerintelor GDPR. Verificarea se realizeaza pe baza unei notificari scrise prealabile, transmisa cu cel putin 14 zile lucratoare inainte de efectuare.

9.2. Operatorul are dreptul sa primeasca asistenta din partea Imputernicitului, in special pentru indeplinirea obligatiei de a raspunde cererilor persoanelor vizate privind exercitarea drepturilor prevazute de GDPR.

9.3. Dreptul de a face obiectiuni cu privire la alti sub-imputerniciti.

10. Obligatiile Operatorului

10.1. Operatorul trebuie sa isi respecte obligatiile prevazute de GDPR in calitate de Operator cu privire la datele cu caracter personal colectate sau prelucrate de Imputernicit in numele sau.

10.2. Operatorul are obligatia de a informa persoanele vizate conform GDPR, inclusiv cu privire la prelucrarea datelor efectuate de Imputernicit in baza prezentului contract.

10.3. Obligatia sa raspunda exclusiv de stabilirea temeiului legal pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ce face obiectul prezentului contract.

10.4. Operatorul are obligatia de a implementa masuri tehnice si organizatorice adecvate conform GDPR, inclusiv securizarea transmiterii datelor de la persoanele vizate catre Imputernicit.

10.5. Operatorul intelege ca, dupa stergerea datelor la incheierea serviciilor de catre Imputernicit conform GDPR, datele nu mai pot fi recuperate, iar responsabilitatea completa pentru realizarea unei copii de rezerva revine exclusiv Operatorului.

10.6. In toate situatiile in care Operatorul este cel care trebuie sa execute o obligatie, cum este, spre exemplu, informarea persoanei vizate cu privire la incalcarea securitatii datelor cu caracter personal, Imputernicitul nu poate fi tinut de inactiunile Operatorului din sfera acelei obligatii.

11. Drepturile Imputernicitului

11.1. Imputernicitul are dreptul sa dezvaluie anumite date cu caracter personal in baza unei obligatii legale sau a altor conditii prevazute de legislatie, la solicitarea unei autoritati, institutii publice sau instante judecatoresti.

11.2. Imputernicitul are dreptul de a angaja sub-imputerniciti.

11.3. Imputernicitul are dreptul la rambursarea costurilor generate de furnizarea asistentei Operatorului in cazurile prevazute de GDPR (conform art. 9), daca acestea depasesc valoarea lunara a serviciilor prestate.

11.4. Imputernicitul are dreptul de a utiliza informatii statistice anonimizate rezultate din activitatile prestate in cadrul acestui contract sau din intreaga sa activitate.

12. Obligatiile Imputernicitului

12.1. Imputernicitul are obligatia sa informeze Operatorul in maximum 10 zile in cazul in care considera ca o instructiune incalca GDPR sau alte dispozitii legale privind prelucrarea datelor cu caracter personal.

12.2. Imputernicitul are obligatia sa asigure securitatea datelor cu caracter personal prelucrate in numele Operatorului, conform art. 32 din GDPR.

12.3. Imputernicitul are obligatia de a informa Operatorul fara intarzieri nejustificate despre orice incalcare a securitatii datelor personale ale Operatorului, survenita in timpul prelucrarii efectuate de acesta.

12.4. Imputernicitul are obligatia de a furniza Operatorului toate informatiile necesare pentru notificarea, daca este cazul, catre autoritatea competenta privind incalcarea securitatii datelor, fara a se substitui Operatorului in indeplinirea obligatiei sale de notificare.

12.5. Obligatia de a acorda asistenta Operatorului pentru a asigura respectarea obligatiilor prevazute la articolele 32-36 din GDPR.

12.6. Imputernicitul trebuie sa asiste Operatorul in gestionarea cererilor persoanelor vizate sau sa le transmita Operatorului in maximum 5 zile calendaristice de la primire, pentru datele colectate si prelucrate de acesta. Aceasta obligatie nu se aplica cand Operatorul poate solutiona direct cererile prin instrumentele tehnice furnizate.

12.7. Imputernicitul are obligatia sa nu transmita date cu caracter personal si/sau informatii confidentiale, care pot constitui date cu caracter personal, de care a luat cunostinta in timpul executarii contractului.

12.8. Imputernicitul are obligatia sa asigure instruirea personalului autorizat sa prelucreze date cu caracter personal, in ceea ce priveste confidentialitatea acestora.

12.9. Obligatia de a impune cerinte de confidentialitate angajatilor si sub-imputernicitilor.

13. Masuri de securitate a prelucrarii

13.1. Imputernicitul are obligatia de a implementa masuri tehnice si organizatorice adecvate, proportionale cu riscurile identificate, in conformitate cu standardele industriei.

13.2. La stabilirea gradului de securitate necesar, Imputernicitul va evalua factorii actuali, precum stadiul tehnologic, costurile implementarii, natura, amploarea, contextul si scopurile prelucrarii, riscurile variate ca probabilitate si severitate asupra drepturilor si libertatilor persoanelor fizice.

13.3. In acest cadru, Imputernicitul aplica intern urmatoarele masuri tehnice si organizatorice de securitate a datelor personale:

• audituri periodice de securitate efectuate de specialisti in securitate cibernetica
• acces restrans la baza de date, limitat la un numar extrem de redus de angajati ai Imputernicitului
• monitorizare continua a acceselor la baza de date
• criptarea conexiunii utilizatorului prin protocol SSL/TLS
• stocarea parolelor clientilor in format criptat (hash)
• realizarea regulata a copiilor de rezerva (backup-uri)

13.4. Optional, Imputernicitul poate comunica Operatorilor rezumatele concluziilor din auditurile periodice de securitate (dupa eliminarea datelor comerciale sau confidentiale), demonstrand astfel angajamentul continuu in domeniul securitatii.

14. Raspunderea Imputernicitului

Operatorul accepta sa exempteze Imputernicitul de orice raspundere pentru eventualele daune rezultate din:

• neindeplinirea obligatiilor contractuale cauzata de circumstante independente de vointa sau controlul Imputernicitului
• executarea instructiunilor furnizate de Operator sau refuzul justificat al acestora, notificat in prealabil ca fiind neconform cu legislatia aplicabila
• absenta sau invaliditatea consimtamantului persoanelor vizate ori utilizarea unui temei juridic incorect de catre Operator
• incalcari ale contractului determinate de actiuni sau omisiuni ale Operatorului

15. Delimitarea raspunderii

Operatorul si Imputernicitul isi delimiteaza responsabilitatile referitoare la protectia datelor cu caracter personal (inclusiv confidentialitatea si securitatea prelucrarii), in functie de accesul si controlul efectiv exercitat asupra acestor date, atat contractual, cat si din perspectiva tehnica.

Contact

MEDA BUSINESS INTELLIGENCE SRL

Adresa: Str. Dambovicioara nr. 6-8, Camera 1, Sc. B, Et. 1, Ap. 91, Sector 2, Bucuresti

CUI: 51327261, Nr. Registrul Comertului: J2025012262006

Program: Luni-Vineri 09:00-18:00

E-mail: [email protected]

Website: www.fiar360.ro